Організація великих заходів: що потрібно знати клієнту? ~ Slupsky Event Management

Ми переконані, що в організації великих заходів між агентством та клієнтом не повинно бути жодних секретів. І щиро радіємо, коли з боку клієнта виникає непідробний інтерес до того, як краще організувати подію та на що насамперед необхідно звертати увагу. Тут ми відповімо на кілька часто задаваних питань, розкривши секрети вдалого у всіх відносинах івента.

Питання № 1. На що звертати увагу, беручи концепцію агентства?

На нашу думку, єдиний маркер вибору – відповідність концепції поставленим цілям. Якщо презентації від агентств включають інструменти, здатні вирішити бізнес-завдання, залишається лише вибрати найкращу. І за рівної кількості таких інструментів наступним критерієм вибору є креатив. Адже важливим є не лише рівень самої організації, важлива емоція, з якою гості згадуватимуть подію. А тут усе вирішує лише майстерність креативників агенції.

Хочете організувати конференцію?

Зверніться до професіоналів із івент-агенства Slupsky. Ми чудово знаємо як організувати конференцію!

Связаться

Питання № 2. Як вибирати локацію?

Ключові параметри вибору локації – розташування, безпека, розмір, інфраструктура, модульність. Коротко за пунктами.

Розташування має бути максимально зручним для приїзду/від’їзду гостей, монтажу/демонтажу обладнання, перебувати в естетично привабливому оточенні.

Безпека передбачає надійність всіх конструктивних елементів як усередині, так і зовні будівлі, включаючи підвіси, ферми, сценічне обладнання, наявність декількох входів/виходів, систем пожежної безпеки та аптечок, що є на локації.

Розмір має забезпечити мінімальні вимоги комфортного розміщення гостей – щонайменше 1,5-2 кв. м на одну особу.

Інфраструктура включає необхідні технічні вимоги: висококласне світло, звук, сцену, екрани, обов’язкову точку резервного живлення, наявність системи обігріву і вентиляції, що настроюється.

Модульність передбачає можливість простого та швидкого зонування, коли за короткий час open spaсe ділиться на кілька залів, і навпаки.

Загалом хороша локація позбавляє організаторів величезної кількості проблем, заощаджуючи час і гроші. Це один із пунктів, на якому ніколи не потрібно різати бюджет. Адже зрештою виграють усі.

Питання № 3. Скільки коштують зірки і чи потрібні вони?

Головне питання – релевантність запрошення артиста топ-рівня. На нашу думку, все залежить від того, яку мету має компанія. Чи відзначаємо реальний успіх, коли прибуток значно зріс? Нові інвестори обривають телефон, намагаючись стати частиною вашого бізнесу? Саме час для заслуженого святкування із зіркою. Якщо ж це спроба бути «як усі» або тому, що співробітники просять – з великою ймовірністю ваш бюджет буде викинутий на вітер. І головне! Яким би не було значущим ім’я запрошеної зірки, її виступ доповнює, а не замінює концепцію івента. Інакше все, що було зроблено до виходу хедлайнера, перетвориться на пилюку.

Щодо вартості виступів артиста – не все так однозначно.

Гонорар залежить від популярності та впізнаваності виконавця у конкретний момент. Це вітчизняна чи зарубіжна зірка. Також важливою є «історія» взаємовідносин з агентством, що впливає на фінальну суму. Не треба забувати про вартість технічного та побутового райдерів. Іноді вони бувають більше, ніж сам гонорар. Загалом на початок 2020 року в організації великих заходів вартість виступів топ-артистів стартує від $5 тис. та закінчується $50 тис. І ще. Бартер – це, звичайно, добре, але ми за те, що робота має оплачуватись. грошима.

Питання № 4. Підводне каміння кейтерингу

Безперечно, в кейтерингу найважливіше – репутація. Компанія, що поєднує в собі чудову кухню та бездоганний сервіс, завжди буде у пріоритеті серед рекомендованих. Ми ж хочемо звернути увагу на кілька менш очевидних пунктів, які в результаті можуть серйозно вплинути на враження від кейтерингу в цілому.

Крім затвердження меню, завжди запитуйте про те, у що будуть одягнені офіціанти, чи це буде однакова для всіх і підігнана під кожного форма. Також заздалегідь зверніть увагу на декор столів, текстиль та меблі.

Щодо оптимального виходу їжі, то для корпоративного заходу у форматі банкет тривалістю п’ять-шість годин цілком достатньо 1,2-1,5 кг їжі на людину. А для конференції/форуму тривалістю вісім-дев’ять годин – 1,2-1,5 кг на особу.