Як організувати конференцію та НЕ змусити всіх тебе ненавидіти

Сторонньому спостерігачеві може здатися, що організувати конференцію чи форум не складніше, ніж зібрати одногрупників на зустріч випускників. Усього й треба, що умовити всіх зустрітися одночасно в одному місці і придумати культурну програму. Наші гуру організації конференцій та боги форумів Антон Корж та Галина Балабух знають усе про підводні камені, на яких підскальзуються та набивають шишки більшість новачків, які намагаються організувати конференцію самостійно. Спойлер: моментів, у яких можна (але не потрібно) круто облажатися, більш ніж достатньо.

Увага на презентацію

Організація конференцій та форумів width=

Так, ваша роль при організації конференції чи семінарі не передбачає виступу на сцені. Але не варто сподіватися, що всі ваші доповідачі готують презентації у найкращих традиціях Стіва Джобса. Вже на самій конференції може виявитися, що текст на слайдах нечитабельний. Або частина картинки на екрані перекриває меблі. Або доповідач взяв не ту флешку, тому виступати нема з чим. Щоб всього цього уникнути, потрібно просто:

  • врахувати розміщення меблів та місцезнаходження спікерів під час підготовки графічного контенту;
  • перевірити презентації за кілька днів та за кілька годин до події;
  • не забути про запасні клікери, суфлер, таймер, батареї;
  • відразити виступи спікерів у зв’язці з презентацією.

Перевірити техніку. Краще кілька разів. Найприкрі факапи при організації семінарів, форумів та конференцій – це неполадки техніки. Коли спікер натискає кнопку пульта, а слайд не перемикається, і всі починають крутитися на стільцях, покашливать, нервувати. Словом, чекати, коли штани перетворяться на елегантні шорти. Це відволікає і промовців, і слухачів. Тому перед заходом обов’язково:

  • проводимо чек мікрофонів та клікерів;
  • перевіряємо відео на предмет «розсинхрону» з аудіо;
  • влаштовуємо генеральний прогін за день до або в день заходу;
  • встановлюємо техніку з урахуванням розташування екранів, камер, розсадки гостей та розташування спікера. Переконуємось у відсутності засвітів.

В ідеалі краще найняти режисера, який контролюватиме хід конференції, вихід спікерів та видачу контенту.

Вас цікавить професійні послуги з організації конференцій, форуму чи семінару?

Довірте  цю справу команді досвідчених фахівців з івент агенції Slupsky.

Подумайте про безпеку гостей на конференції

Безпека гостей при організації конференції

Ну, а заразом – і про свою теж. У гонитві за званням найкрутішого/модного/пафосного заходу новачки забувають про те, що ніколи не вислизне від уваги профі — про безпеку. Сюди належать багато пунктів: від пожежної безпеки до збереження особистих речей гостей. Ось головне, про що ви повинні подбати:

  • розмістити меблі та всі додаткові декорації з урахуванням правил пожежної безпеки;
  • організувати чергування бригади швидкої допомоги та пожежної машини при організації великих форумів та конференцій з великою кількістю гостей;
  • контролювати провітрюваність приміщення та роботу вентиляції в цілому;
  • розвести лінії видачі їжі, кава-брейків та фуршетів, щоб уникнути стовпотворень.

Нехай гості відчувають лише комфорт. Ви можете вважати, що круто організували та провели конференцію, а потім прочитати море негативних відгуків. Як так, адже захід був корисний, з топовими спікерами та подарунками від спонсорів? А ось учасник запам’ятає поганий Wi-Fi, несмачну каву та довгі черги на реєстрацію. Тому постарайтеся врахувати всі небезпечні місця та підкласти соломку де тільки можна:

  • залучіть модератора з досвідом проведення конференцій;
  • пропрацюйте механіку реєстрації та зробіть її максимально швидкою. Забезпечте достатню кількість хостес на реєстрації для запобігання чергам;
  • пройдіть по локації «шлях гостя», розмістіть навігацію в неочевидних місцях. Не всі знайомі з локацією так само добре, як ви;
  • встановіть кулери для води;
  • організуйте online coffee point для постійної наявності чаю/кави;
  • для нетворкінгу організуйте міні-лаундж-зони, навіть якщо вони не заплановані;
  • забезпечте безкоштовний високошвидкісний Wi-Fi з можливістю підключення всіх гостей;
  • встановіть зарядну станцію;
  • передбачте яскраве intro-шоу.
we wow