Как организовать конференцию и НЕ заставить всех тебя ненавидеть

By March 14, 2020 July 7th, 2020 Без категории

Стороннему наблюдателю может показаться, что организовать конференцию или форум не сложнее, чем собрать одногруппников на встречу выпускников. Всего-то и нужно, что уговорить всех встретиться в одно время в одном месте и придумать культурную программу. Наши гуру организации конференций и боги форумов Антон Корж и Галина Балабух знают все о подводных камнях, на которых подскальзываются и набивают шишки большинство новичков, пытающихся организовать конференцию самостоятельно. Спойлер: моментов, в которых можно (но не нужно) круто облажаться, более чем достаточно.

Внимание на презентацию

Организация конференций и форумов

Да, ваша роль при организации конференции или семинаре не предполагает выступления на сцене. Но не стоит уповать, что все ваши докладчики готовят презентации в лучших традициях Стива Джобса. Уже на самой конференции может оказаться, что текст на слайдах нечитабелен. Или часть картинки на экране перекрывает мебель. Либо докладчик взял не ту флешку, поэтому выступать не с чем. Чтобы всего это избежать, нужно просто:

  • учесть размещение мебели и местонахождение спикеров при подготовке графического контента;
  • проверить презентации за несколько дней и за несколько часов до события;
  • не забыть о запасных кликерах, суфлере, таймере, батарейках;
  • отрепетировать выступления спикеров в связке с презентацией.

Проверить технику. Лучше пару раз. Самые досадные факапы при организации семинаров, форумов и конференций — это неполадки техники. Когда спикер нажимает кнопку пульта, а слайд не переключается, и все начинают ёрзать на стульях, покашливать, нервничать. Словом, ждать, когда брюки превратятся в элегантные шорты. Это отвлекает и выступающих, и слушателей. Поэтому перед мероприятием обязательно:

  • проводим чек микрофонов и кликеров;
  • проверяем видео на предмет «рассинхрона» с аудио;
  • устраиваем генеральный прогон за день до или в день мероприятия;
  • устанавливаем технику с учетом расположения экранов, камер, рассадки гостей и расположения спикера. Убеждаемся в отсутствии засветов.

В идеале лучше нанять режиссера, который будет контролировать ход конференции, выход спикеров и выдачу контента.

Вас интересует профессиональные услуги по организации конференций, форума или семинара?

Доверьте  это дело команде опытных специалистов из ивент агенства Slupsky.

Подумайте о безопасности гостей на конференции

Безопасность гостей при организации конференции

Ну, а заодно — и о своей тоже. В погоне за званием самого крутого/модного/пафосного мероприятия новички забывают о том, что никогда не ускользнет от внимания профи, — о безопасности. Сюда относятся много пунктов: от пожарной безопасности до сохранности личных вещей гостей. Вот главное, о чем вы должны позаботиться:

  • разместить мебель и все дополнительные декорации с учетом правил пожарной безопасности;
  • организовать дежурство бригады скорой помощи и пожарной машины при организации крупных форумов и конференций с большим количеством гостей;
  • контролировать проветриваемость помещения и работу вентиляции в целом;
  • развести линии выдачи еды, кофе-брейков и фуршетов во избежание столпотворений.

Пусть гости чувствуют только комфорт. Вы можете считать, что круто организовали и провели конференцию, а потом прочесть море негативных отзывов. Как так, ведь мероприятие было полезное, с топовыми спикерами и подарками от спонсоров? А вот участник запомнит плохой Wi-Fi, невкусный кофе и длинные очереди на регистрацию. Поэтому постарайтесь учесть все опасные места и подложить соломку где только можно:

  • привлеките модератора с опытом проведения конференций;
  • проработайте механику регистрации и сделайте ее максимально быстрой. Обеспечьте достаточное количество хостес на регистрации для предотвращения очередей;
  • пройдите по локации «путь гостя», разместите навигацию в неочевидных местах. Не все знакомы с локацией так же хорошо, как вы;
  • установите кулеры для воды;
  • организуйте online coffee point для постоянного наличия чая/кофе;
  • для нетворкинга организуйте мини-лаундж-зоны, даже если изначально они не запланированы;
  • обеспечьте бесплатный высокоскоростной Wi-Fi c возможностью подключения всех гостей;
  • установите зарядную станцию;
  • предусмотрите яркое intro-шоу.

Позвольте людям узнать о вашей конференции

Маркетинг организации конференции

Чтобы люди пришли на вашу конференцию, форум или семинар, они как минимум должны о них знать. Заявляйте о себе через все возможные средства коммуникации и объясняйте, почему людям стоит потратить на ваше мероприятие свое время:

  • обеспечьте online-доступ к адженде мероприятия. Люди хотят понимать, куда они идут и какие вопросы будут обсуждаться на вашем ивенте;
  • пропишите хештег мероприятия на коммуникационных носителях для его продвижения в социальных сетях;
  • уже на мероприятии организуйте зоны активностей, фотозоны для отдыха/развлечения во время перерывов. Призывайте делать фото и выкладывать их в сеть с вашим хештегом. Так о вас (и о ваших будущих конференциях) узнает больше людей.

Организация бизнес конференции или форума – дело интересное, но очень кропотливое.

Если вы понимаете, что не сможете быть «многоруким многоногом», который посвятит ивенту 28 часов в сутки 9 дней в неделю, то лучше доверить это дело команде профессиональных опытных специалистов.

we wow