Организация больших мероприятий: что нужно знать клиенту?

By April 13, 2020 July 7th, 2020 Без категории

Мы убеждены, что в организации больших мероприятий между агентством и клиентом не должно быть никаких секретов. И искренне радуемся, когда со стороны клиента возникает неподдельный интерес к тому, как лучше организовать событие и на что в первую очередь необходимо обращать внимание. Здесь мы ответим на несколько часто задаваемых вопросов, раскрыв секреты удачного во всех отношениях ивента.

Вопрос № 1. На что обращать внимание, принимая концепцию агентства?

По нашему мнению, единственный маркер выбора – соответствие концепции поставленным целям. Если презентации от агентств включают инструменты, способные решить бизнес-задачи, остается лишь выбрать лучшую. И при равном количестве таких инструментов следующим критерием выбора выступает креатив. Ведь важен не только уровень самой организации, важна эмоция, с которой гости будут событие вспоминать. А здесь все решает только мастерство креативщиков агентства.

Организация крупных мероприятий



Вопрос № 2. Как выбирать локацию?


Ключевые параметры выбора локации – расположение, безопасность, размер, инфраструктура, модульность. Коротко по пунктам.

Расположение должно быть максимально удобным для приезда/отъезда гостей, монтажа/демонтажа оборудования, находиться в эстетически привлекательном окружении.

Безопасность подразумевает надежность всех конструктивных элементов как внутри, так и снаружи здания, включая имеющиеся на локации подвесы, фермы, сценическое оборудование, наличие нескольких входов/выходов, систем пожарной безопасности и аптечек.

Размер должен обеспечить минимальные требования комфортного размещения гостей – минимум 1,5-2 кв. м на одного человека.

Инфраструктура включает в себя необходимые технические требования: высококлассный свет, звук, сцену, экраны, обязательную точку резервного питания, наличие настраиваемой системы обогрева и вентиляции.

Модульность предусматривает возможность простого и быстрого зонирования, когда за короткое время open spaсe делится на несколько залов, и наоборот.

В целом хорошая локация избавляет организаторов от огромного количества проблем, экономя время и деньги. Это один из пунктов, на котором никогда не нужно резать бюджет. Ведь в итоге выиграют все.

Вопрос № 3. Сколько стоят звезды и нужны ли они?

Главный вопрос – релевантность приглашения артиста топ-уровня. По нашему мнению, все зависит от того, какую цель преследует компания. Отмечаем реальный успех, когда прибыль значительно возросла? Новые инвесторы обрывают телефон, пытаясь стать частью вашего бизнеса? Самое время для заслуженного празднования со звездой. Если же это попытка быть «как все» или потому что сотрудники просят – с большой вероятностью ваш бюджет будет выброшен на ветер. И главное! Каким бы значимым ни было имя приглашенной звезды, ее выступление дополняет, а не заменяет концепцию ивента. Иначе все, что было сделано до выхода хедлайнера, превратится в пыль.

Что же до стоимости выступлений артиста – не все так однозначно.

Гонорар зависит от популярности и узнаваемости исполнителя в конкретный момент. Это отечественная или зарубежная звезда. Также важна «история» взаимоотношений с агентством, что влияет на финальную сумму. Не нужно забывать о стоимости технического и бытового райдеров. Иногда они бывают больше чем сам гонорар. В целом на начало 2020 года в организации больших мероприятий стоимость выступлений топ-артистов стартует от $5 тыс. и заканчивается $50 тыс. И еще. Бартер – это, конечно, хорошо, но мы за то, что работа должна оплачиваться. Деньгами.

Вопрос № 4. Подводные камни кейтеринга


Бесспорно, в кейтеринге важнее всего – репутация. Компания, сочетающая в себе отличную кухню и безупречный сервис, всегда будет в приоритете среди рекомендуемых. Мы же хотим обратить внимание на несколько не столь очевидных пунктов, которые в итоге могут серьезно повлиять на впечатление от кейтеринга в целом.

Помимо утверждения меню, всегда спрашивайте о том, во что будут одеты официанты, будет ли это одинаковая для всех и подогнанная под каждого форма. Также заранее обратите внимание на декор столов, текстиль и мебель.

Касательно оптимального выхода еды, то для корпоративного мероприятия в формате банкет длительностью пять-шесть часов вполне достаточно 1,2-1,5 кг еды на человека. А для конференции/форума длительностью восемь-девять часов – 1,2-1,5 кг на человека.

Вопрос № 5. Сколько должно быть обслуживающего персонала?


Здесь нет идеальных пропорций, так как задачи и формат события значительно влияют на количество всех задействованных лиц. Но все же определенные универсальные цифры для себя мы определили.

Хостес. В большинстве случаев одной хостес достаточно для 50 человек.

Официанты. В основном мы рассчитываем одного официанта на обслуживание 10-15 гостей. Сотрудники гардероба – один человек на 100 приглашенных. Охрана – исключительно исходя из площади локации, количества гостей и охраняемых объектов, примерно один к 30-ти. И здесь, как и в кейтеринге, для охранных агентств нет ничего более важного, чем репутация.


Организация конференции – дело интересное, но очень кропотливое.

Если вы понимаете, что не сможете быть «многоруким многоногом», который посвятит ивенту 28 часов в сутки 9 дней в неделю, то лучше доверить это дело команде опытных специалистов.

we wow