Мы убеждены, что в организации больших мероприятий между агентством и клиентом не должно быть никаких секретов. И искренне радуемся, когда со стороны клиента возникает неподдельный интерес к тому, как лучше организовать событие и на что в первую очередь необходимо обращать внимание. Здесь мы ответим на несколько часто задаваемых вопросов, раскрыв секреты удачного во всех отношениях ивента.
Вопрос № 1. На что обращать внимание, принимая концепцию агентства?
Хотите организовать конференцию?
Обратитесь к профессионалам из ивент-агенства Slupsky. Мы отлично знаем как организовать конференцию!
Вопрос № 2. Как выбирать локацию?
Расположение должно быть максимально удобным для приезда/отъезда гостей, монтажа/демонтажа оборудования, находиться в эстетически привлекательном окружении.
Безопасность подразумевает надежность всех конструктивных элементов как внутри, так и снаружи здания, включая имеющиеся на локации подвесы, фермы, сценическое оборудование, наличие нескольких входов/выходов, систем пожарной безопасности и аптечек.
Размер должен обеспечить минимальные требования комфортного размещения гостей – минимум 1,5-2 кв. м на одного человека.
Инфраструктура включает в себя необходимые технические требования: высококлассный свет, звук, сцену, экраны, обязательную точку резервного питания, наличие настраиваемой системы обогрева и вентиляции.
Модульность предусматривает возможность простого и быстрого зонирования, когда за короткое время open spaсe делится на несколько залов, и наоборот.
В целом хорошая локация избавляет организаторов от огромного количества проблем, экономя время и деньги. Это один из пунктов, на котором никогда не нужно резать бюджет. Ведь в итоге выиграют все.
Вопрос № 3. Сколько стоят звезды и нужны ли они?
Что же до стоимости выступлений артиста – не все так однозначно.
Гонорар зависит от популярности и узнаваемости исполнителя в конкретный момент. Это отечественная или зарубежная звезда. Также важна «история» взаимоотношений с агентством, что влияет на финальную сумму. Не нужно забывать о стоимости технического и бытового райдеров. Иногда они бывают больше чем сам гонорар. В целом на начало 2020 года в организации больших мероприятий стоимость выступлений топ-артистов стартует от $5 тыс. и заканчивается $50 тыс. И еще. Бартер – это, конечно, хорошо, но мы за то, что работа должна оплачиваться. Деньгами.
Вопрос № 4. Подводные камни кейтеринга
Помимо утверждения меню, всегда спрашивайте о том, во что будут одеты официанты, будет ли это одинаковая для всех и подогнанная под каждого форма. Также заранее обратите внимание на декор столов, текстиль и мебель.
Касательно оптимального выхода еды, то для корпоративного мероприятия в формате банкет длительностью пять-шесть часов вполне достаточно 1,2-1,5 кг еды на человека. А для конференции/форума длительностью восемь-девять часов – 1,2-1,5 кг на человека.
Вопрос № 5. Сколько должно быть обслуживающего персонала?
Здесь нет идеальных пропорций, так как задачи и формат события значительно влияют на количество всех задействованных лиц. Но все же определенные универсальные цифры для себя мы определили.
Хостес. В большинстве случаев одной хостес достаточно для 50 человек.
Официанты. В основном мы рассчитываем одного официанта на обслуживание 10-15 гостей. Сотрудники гардероба – один человек на 100 приглашенных. Охрана – исключительно исходя из площади локации, количества гостей и охраняемых объектов, примерно один к 30-ти. И здесь, как и в кейтеринге, для охранных агентств нет ничего более важного, чем репутация.
Организация конференции – дело интересное, но очень кропотливое.
Если вы понимаете, что не сможете быть «многоруким многоногом», который посвятит ивенту 28 часов в сутки 9 дней в неделю, то лучше доверить это дело команде опытных специалистов.