Почніть з дизайну
Фірмовий стиль конференції не лише дозволяє візуально виділити подію серед сотень інших. Грамотна айдентика допомагає легко зчитувати імена з бейджів, цифри з презентації, місце для нетворкінгу з навігації.
- розробте логотип та кі-віжуал конференції. Ідеально — один образ, один головний слоган, один саб-слоган, що деталізує
- при брендуванні матеріалів та зон дотримуйтесь правила: «побачив — зрозумів»
- адаптуйте дизайн до соцмереж. Гість має захотіти шерити контент з моменту залучення
- Створіть динамічні заставки на екрані. Це утримає увагу до сцени, додасть статусу кожному гостю: «контент конференції = контент, створений для мене»
- приділіть увагу візуалізації вітального чи прощального подарунка. Правильно брендований мерч замість «кулі» стане «точкою пам’яті», повертаючи гостя до події, де все було «зрозуміло і зі стилем»
Зустрічайте швидко та красиво
«Нам важливо, щоб співробітники самі зустрічали партнерів, адже вони всіх знають!» Робіть будь-що, але відмовте клієнта від такого підходу. Інакше на місці реєстрації ви почуєте нескінченний потік компліментів, побачите дружні обійми та станете свідком повноцінних ділових переговорів. У результаті – величезні черги, тотальні запізнення та повний провал таймінгу. А тепер вгадайте, хто буде крайнім? Ось як отримати емоції радості з першого кроку:
- зона реєстрації має бути помітною, забезпечувати прохідність всього потоку учасників. Тому ставте не стільки на складі залишилося, а стільки, скільки потрібно
- система реєстрації — лише електронна. QR, штрих-код або номер телефону. І давайте вже 2020-го без — «Хвилинку, я в списку подивлюся зараз…»
- грамотні хостес біля стойки реєстрації (як дівчата, так і хлопці) потрібні не для гарних усмішок. Це «навігатори», які навзубко вивчили адженду та локацію, миттєво вирішуючи питання реєстрації, багажу чи одягу
- конференція в on-line форматі має бути повноцінною. Тому жодних статичних заставок і звукових «заглушок» під час перерв — лише динаміка, лише прямі включення
- точки емоційного тяжіння. Залишити гостей поза увагою — найгірше рішення. Фотозони, активності або нетворкінг – лише мала частина можливостей, завдяки яким збільшується емоційна прихильність до події. Тому не стримуйте ні себе, ні гостей — заповніть простір інтерактивом і будьте емоційними!
Утримуйте увагу подачею та контентом
Організація та проведення семінарів, форумів та конференцій завжди передбачає занурення учасників у контент. Без цього сенс один. Точніше три – кава-брейк, обід та вечеря. І це, мабуть, відповідальна частина і для агентства, і для клієнта. Адже все сказане має запам’ятатися, озвучене — бути почутим, заплановане здійснитися. Як же утримати увагу аудиторії протягом довгого дня? Кілька днів? Як умістити річний звіт у 30-хвилинний спітч? І головне, чому вам повинні повірити?
Універсальної відповіді немає, але ми поділимося з вами тим, що точно працює:
- інтро завжди доречно. Відкриття конференції професійно поставленим номером дасть правильну атмосферу, значно «апнувши» рівень події
- подача. Говоріть у справі, наводьте приклади та працюйте із залом. Інакше ваша доповідь ризикує перетворитися на похмуре «буботіння»
- презентація. Power Point, KeyNote або PDF – формат не головне. Важливо сприйняття аудиторією того, що ви кажете, з тим, що ви показуєте. Наша порада – зверстайте презентації разом із агентством. Просто тому, що ми створюємо презентації кілька разів на день. Протягом 19 років
- підтримка. Навіть гуру маркетингу не запускали продукт поодинці. І якщо під час сесії ви згадуєте народ